Tutup buku bulanan adalah proses memastikan transaksi sudah masuk ke periode yang tepat, saldo penting bisa dijelaskan, dan laporan dapat disetujui sebelum periode dikunci. Bagi finance controller, ukuran selesai yang paling berguna adalah bukti per akun dan per entitas. Status hijau di daftar tugas baru bermakna jika reviewer bisa membuka bukti yang mendasarinya.
Mulailah dari laporan yang harus tersedia dan tanggal penyerahannya. Dari sana, petakan transaksi, rekonsiliasi, dan persetujuan yang menjadi syarat laporan tersebut. Alur di bawah ini bisa dipakai untuk menyusun kalender penutupan beberapa entitas dengan waktu kerja yang berbeda.
Susun Kalender dari Ketergantungan Pekerjaan
Dokumentasi penutupan buku besar Microsoft Dynamics 365 menempatkan aktivitas penutupan dalam satu alur pelacakan. Untuk menerapkannya di perusahaan Anda, tetapkan empat hal pada setiap tugas: entitas, PIC, pekerjaan yang harus selesai lebih dulu, dan bukti yang perlu disetujui. Pisahkan waktu untuk pekerjaan operasional dan waktu review agar keterlambatan salah satunya terlihat.
Sebelum Cut-off
Sepakati tanggal akhir periode dan aturan bagi dokumen yang masuk belakangan. Minta gudang mencatat penerimaan yang terjadi sebelum cut-off walaupun tagihan pemasok belum tiba. Minta tim penjualan memeriksa barang yang sudah dikirim dan retur yang masih dalam perjalanan. Finance menentukan perlakuan sesuai kebijakan pengakuan dan bukti transaksi. Tanggal invoice saja tidak selalu menjawab transaksi tersebut masuk periode mana.
Sesudah Cut-off
Bandingkan saldo kas, piutang, utang, persediaan, dan akun pengendali lain dengan rincian sumber masing-masing. Untuk akun kas, buktinya mencakup rekening koran, saldo buku, serta alasan setiap item terbuka. Untuk persediaan, cek penerimaan dan pengeluaran terakhir, transaksi tanpa posting, serta saldo barang dalam proses bila perusahaan berproduksi. Setelah penyesuaian disetujui dan diposting, tarik ulang laporan yang terpengaruh.
Untuk akun kas, gunakan langkah rekonsiliasi bank untuk membedakan beda waktu dan koreksi buku. Untuk piutang, gunakan umur piutang pada tanggal posisi agar pelunasan setelah cut-off tidak mengubah hasil periode yang sedang diperiksa. Sebelum konsolidasi, jalankan rekonsiliasi intercompany agar selisih antarentitas memiliki pemilik dan bukti.
Tentukan Kapan Periode Boleh Dikunci
Bedakan tugas yang boleh berjalan paralel dengan tugas yang menunggu bukti. Treasury bisa mencocokkan rekening koran saat tim piutang menelaah tagihan terbuka. Tim pelaporan grup perlu menunggu saldo final entitas yang masuk konsolidasi. Bila ada perubahan setelah pengiriman angka ke grup, tandai laporan lama sebagai versi terdahulu dan kirim ulang angka yang telah direview.
Gunakan daftar berikut untuk keputusan penutupan. Sesuaikan pemilik dan ambang materialitas dengan kebijakan perusahaan.
- Transaksi lengkap. Tiap modul mengonfirmasi transaksi periode sudah diposting atau dicatat sebagai pengecualian dengan alasan.
- Saldo bisa dijelaskan. Reviewer menyetujui rekonsiliasi akun material. Item terbuka mencantumkan umur, nominal, penyebab, dan tenggat tindak lanjut.
- Penyesuaian terlacak. Jurnal punya referensi bukti dan persetujuan. Laporan yang dihasilkan setelah posting dapat ditelusuri ke jurnal tersebut.
- Laporan final punya versi. Finance menyimpan periode, entitas, waktu penarikan, dan penanggung jawab laporan. Akses posting periode ditutup sesuai kewenangan.
Contoh Menangani Dokumen yang Terlambat
Dalam skenario ilustratif, satu pabrik menerima bahan baku pada hari terakhir bulan. Gudang memiliki bukti penerimaan, tetapi invoice baru datang tiga hari kemudian. Finance memeriksa apakah penerimaan sudah tercatat dan apakah kewajiban perlu diakui pada periode lama berdasarkan kebijakan perusahaan. Dokumen yang terlambat masuk ke daftar pengecualian dengan PIC, keputusan, dan referensi penerimaan. Jika invoice kemudian diproses, tim mengecek agar pencatatan kewajiban tidak terhitung dua kali.
Catat waktu yang habis untuk menunggu data, mencocokkan angka, dan meminta persetujuan. Jika rekonsiliasi tertahan oleh kode entitas yang berbeda, pembenahan dimulai dari pemetaan kode. Jika pekerjaan tertahan di satu approver, siapkan delegasi terkontrol dan jejak persetujuan. Informasi ini membantu finance dan IT memilih bagian proses yang layak diotomasi.
Petakan Alur Tutup Buku di ERP
Siapkan kalender penutupan terakhir, dua contoh pengecualian, dan daftar sistem yang menghasilkan angka laporan. Tim finance dan IT bisa memakainya untuk menilai kebutuhan pada LayanaERP. Diskusikan kebutuhan pemetaan tutup buku dengan Layana.ID bila kalender, data sumber, dan persetujuan masih tersebar di beberapa alat.