Rekonsiliasi intercompany mencocokkan dua sisi transaksi antara entitas satu grup, misalnya piutang jasa di perusahaan A dan utang jasa di perusahaan B. Tim group finance memerlukannya sebelum eliminasi konsolidasi agar selisih pencatatan diketahui dan ditangani oleh pemilik transaksi.
Bedakan Pencocokan dari Eliminasi
Pencocokan dilakukan pada data transaksi dan saldo tiap entitas. Tim memeriksa pihak lawan, periode, jenis transaksi, mata uang, dan nominal. Eliminasi dilakukan dalam proses konsolidasi untuk mengeluarkan dampak transaksi internal yang berada dalam cakupan konsolidasi sesuai kebijakan akuntansi grup. Kedua proses ini memiliki bukti dan reviewer berbeda. Jurnal eliminasi di tingkat grup tidak otomatis memperbaiki kesalahan dokumen pada buku entitas.
Dokumentasi Oracle Financial Consolidation and Close tentang eliminasi intercompany menjelaskan peran entitas lawan dan cakupan konsolidasi. Minta group finance menetapkan entitas dan akun yang masuk rekonsiliasi, serta periode dan aturan kurs yang berlaku.
Gunakan Identitas Pasangan yang Sama
Minimal simpan entitas penerbit, entitas lawan, referensi bersama, tipe transaksi, tanggal dokumen, periode posting, mata uang transaksi, dan nominal. Pasangkan transaksi dari referensi yang dapat dibaca kedua pihak. Jika tiap perusahaan punya nomor invoice internal, pertahankan nomor masing-masing dan simpan penghubungnya. Untuk transaksi mata uang asing, lakukan pembandingan awal dalam mata uang transaksi, lalu telaah selisih hasil konversi sesuai kebijakan grup.
Contoh Selisih Rp8 Juta pada Transaksi Jasa
Dalam skenario ilustratif, A mencatat tagihan jasa Rp120 juta ke B pada akhir September. B mencatat Rp112 juta dengan referensi yang sama. Selisih Rp8 juta belum bisa diputuskan dari angka saja. Kedua tim membuka invoice, bukti jasa, dan dokumen koreksi. Ternyata B memasukkan pengurangan berdasarkan memo internal, sementara A belum menerima dokumen pendukung.
Grup menugaskan A dan B menyepakati nilai serta periode berdasarkan bukti dan kebijakan yang berlaku. Jika pengurangan sah dan harus dicatat pada September, A menyesuaikan pencatatan yang relevan setelah disetujui. Jika pengurangan belum sah, B meninjau kembali pencatatannya. Setelah saldo cocok, group finance memeriksa jenis eliminasi yang diperlukan dan menyimpan rujukan ke transaksi kedua pihak.
Jadikan status pasangan dan pemilik selisih sebagai tugas dalam kalender tutup buku bulanan. Setelah koreksi disetujui, periksa perubahan akun pada neraca saldo entitas sebelum mengirim ulang saldo ke grup.
Kelompokkan Penyebab Sebelum Menetapkan PIC
- Beda periode. Cocokkan tanggal kejadian, bukti penerimaan, serta tanggal posting. Tentukan entitas yang perlu meninjau cut-off.
- Beda nominal. Periksa diskon, nota kredit, pembulatan, pajak, dan komponen yang dicatat terpisah. Minta PIC dokumen menyelesaikan pertanyaan sumber.
- Beda pemetaan. Cek kode entitas lawan, akun, dan dimensi. Satu kode yang salah dapat membuat dua transaksi valid terlihat tak berpasangan.
- Beda kurs. Simpan nominal dalam mata uang transaksi dan basis konversi agar reviewer bisa memisahkan selisih kurs dari selisih nominal sumber.
Uji alur pada satu pasangan entitas sebelum memperluas cakupan. Gunakan contoh pasangan lengkap, dokumen terlambat, dua invoice bernominal sama, nota kredit yang belum dibukukan di sisi lain, dan transaksi lintas mata uang. Setelah koreksi, jalankan ulang laporan dengan ID transaksi yang sama dan pastikan jejak penyelesaian tetap bisa dibaca.
Petakan Alur Antarentitas Sebelum Memilih Sistem
Siapkan struktur legal entitas, contoh referensi transaksi, dan daftar akun intercompany. Jika perusahaan menggunakan beberapa ERP, nilai kebutuhan integrasi sistem untuk menyamakan referensi dan pemetaan data. Diskusikan rekonsiliasi antarentitas dengan Layana.ID untuk menentukan bagian yang bisa dicocokkan otomatis dan bagian yang tetap membutuhkan keputusan finance.