Umur piutang, atau aging piutang, mengelompokkan saldo tagihan terbuka pada tanggal tertentu. Tim credit control dapat memakainya untuk menentukan pelanggan mana yang perlu dihubungi, tagihan mana yang sedang disengketakan, dan saldo mana yang harus ditelusuri ke buku besar.
Tetapkan Tanggal Posisi dan Dasar Pengelompokan
Untuk mengukur keterlambatan, hitung jumlah hari dari tanggal jatuh tempo hingga tanggal posisi. Tagihan yang jatuh tempo setelah tanggal posisi masuk kelompok belum jatuh tempo. Tagihan yang jatuh tempo tepat pada tanggal posisi bisa dikelompokkan sebagai jatuh tempo hari ini, sesuai aturan yang disepakati. Jika laporan dikelompokkan berdasarkan tanggal faktur, usia yang terlihat menunjukkan waktu sejak penerbitan faktur. Catat basis ini agar pembaca bisa menafsirkan angka dengan benar.
Dokumentasi laporan umur piutang Microsoft Dynamics 365 membedakan tanggal saldo, tanggal aging, dan kriteria tanggal. Saat menilai sistem, pastikan laporan akhir bulan bisa ditarik ulang dengan parameter yang sama sekalipun pembayaran berikutnya telah tercatat.
Contoh Menghitung Umur Piutang
Gunakan tanggal posisi 30 September dengan interval belum jatuh tempo, 1–30 hari, 31–60 hari, 61–90 hari, dan di atas 90 hari. Berikut contoh ilustratif untuk tiga faktur dalam rupiah.
- Faktur A. Jatuh tempo 18 Oktober dengan saldo Rp12 juta. Seluruh saldo masuk kelompok belum jatuh tempo.
- Faktur B. Jatuh tempo 12 September dengan nilai Rp25 juta. Pembayaran Rp10 juta diterapkan pada 25 September. Saldo Rp15 juta masuk kelompok 1–30 hari karena terlambat 18 hari.
- Faktur C. Jatuh tempo 15 Agustus dengan saldo Rp8 juta. Pelanggan membayar pada 2 Oktober. Saldo tetap Rp8 juta pada laporan 30 September dan masuk kelompok 31–60 hari karena terlambat 46 hari.
Jumlah saldo terbuka per 30 September adalah Rp35 juta. Dari jumlah itu, Rp23 juta sudah lewat jatuh tempo. Jika ada penerimaan yang belum diterapkan ke faktur, tampilkan terpisah agar tim penagihan tahu mana tagihan yang memang masih terutang dan mana yang sedang menunggu alokasi.
Periksa Selisih dengan Buku Besar
Tarik ringkasan piutang per entitas, mata uang, dan akun pengendali pada tanggal posisi yang sama. Cocokkan total subledger dengan buku besar memakai basis yang konsisten. Bila berbeda, telusuri jurnal manual ke akun pengendali, pembayaran tanpa alokasi, transaksi dengan tanggal efektif berbeda, serta dampak kurs pada basis pelaporan. Simpan daftar penjelasan sebelum menggunakan angka untuk review akhir bulan.
Tetapkan tanggal posisi dari kalender tutup buku bulanan agar saldo piutang dapat dibandingkan dengan laporan lain. Saat total subledger berbeda, buka neraca saldo hingga jurnal sumber untuk memeriksa akun pengendali.
Ubah Kelompok Umur Menjadi Tindakan
Prioritaskan tagihan berdasarkan jumlah, keterlambatan, dan status sengketa. Faktur besar yang tertahan karena dokumen penerimaan perlu PIC dari operasi atau sales. Faktur kecil yang rutin terlambat bisa diperiksa dari termin atau jadwal pengiriman dokumen. Simpan hasil komunikasi dan janji bayar, lalu pisahkan status tagihan dari status pembayaran agar keduanya bisa ditindaklanjuti.
Uji laporan dengan pembayaran sebagian, nota kredit, pelunasan setelah cut-off, dan satu faktur yang jatuh tempo tepat di perbatasan kelompok. Ukur waktu tim menelusuri saldo hingga dokumen sumber dan perhatikan apakah dua pengguna menghasilkan angka yang sama dari parameter yang sama.
Rancang Laporan Umur Piutang yang Dapat Ditelusuri
Untuk menilai kebutuhan LayanaERP, siapkan interval umur piutang, contoh data faktur dan pembayaran yang disamarkan, serta akun pengendali yang dipakai tiap entitas. Bicarakan kebutuhan laporan piutang dengan Layana.ID jika saldo di laporan penagihan masih sulit dicocokkan ke buku besar.