Truk tiba sesuai jadwal, tetapi hanya membawa sembilan dari sepuluh karton yang dijanjikan. Bagi tim transportasi, pengiriman itu tepat waktu. Bagi pelanggan yang membutuhkan satu set lengkap, pesanan belum terpenuhi. OTIF (On Time In Full) menghitung persentase pesanan yang memenuhi dua syarat sekaligus: diterima dalam waktu yang disepakati dan lengkap sesuai pesanan.
Rumus OTIF dan Contoh Penghitungan
OTIF = pesanan jatuh tempo yang diterima tepat waktu dan lengkap ÷ seluruh pesanan jatuh tempo yang masuk cakupan × 100%. Contoh ini memakai pesanan sebagai unit ukur dan periode berdasarkan tanggal jatuh tempo. Perusahaan yang memakai jadwal serah terima atau baris pesanan sebagai unit ukur perlu menyatakan pilihannya saat melaporkan hasil.
Misalkan 100 pesanan jatuh tempo pada pekan yang sama. Sebanyak 82 diterima tepat waktu dan lengkap, 8 tepat waktu tetapi kurang barang, 6 lengkap tetapi terlambat, dan 4 belum diterima saat evaluasi ditutup. OTIF adalah 82 ÷ 100 = 82%. Jika hanya mengukur ketepatan waktu, hasilnya 90%; selisih delapan poin berasal dari pesanan yang tiba sesuai jadwal tetapi kurang barang.
Sepakati Aturan Sebelum Menarik Data ERP
- Tanggal pembanding: tentukan apakah kontrak mengacu pada tanggal permintaan yang diterima, komitmen awal, atau komitmen revisi yang disetujui pelanggan. Simpan tanggal awal dan alasan revisi. Mengganti tenggat sesudah terlambat akan mengaburkan masalah.
- Bukti penerimaan: bedakan keberangkatan truk, kedatangan di gerbang, dan barang diterima. Gunakan peristiwa yang disebut dalam kesepakatan. Simpan waktu kejadian dan waktu pencatatan secara terpisah.
- Kelengkapan: cocokkan SKU dan satuan per baris. Kekurangan satu SKU tidak dapat ditutup dengan kelebihan SKU lain. Jika ada penolakan karena kerusakan, terapkan aturan kuantitas yang diterima sesuai kontrak.
- Pengiriman pecah: jika pelanggan mengizinkan beberapa pengiriman untuk satu pesanan, jumlahkan kuantitas yang sah hingga batas waktu. Pesanan yang dilengkapi sesudah tenggat tetap gagal untuk periode tersebut.
Pesanan batal yang disetujui sebelum jatuh tempo dapat dikeluarkan bila kebijakan membolehkannya. Catat jumlah dan alasan pengecualian. Pesanan lewat tenggat tanpa bukti terima tidak boleh hilang dari laporan hanya karena belum punya status selesai; tampilkan juga antrean bukti yang belum lengkap agar hasil sementara tidak disalahartikan.
Cari Penyebab di Balik Angka OTIF
Beri setiap kegagalan alasan yang dapat ditindaklanjuti. Stok sudah habis saat picking? Periksa reservasi atau prioritas alokasi. Barang lengkap di loading dock tetapi truk belum tersedia? Periksa jadwal muat dan kapasitas pengangkut. Truk datang tepat waktu tetapi penerima menolak sebagian? Cocokkan catatan penolakan dengan bukti serah terima dan periksa proses picking atau pengemasan.
Untuk pilot, ambil satu pelanggan dengan aturan yang jelas dan cocokkan hasil sistem dengan pesanan, riwayat revisi, dan bukti penerimaan. Sertakan pesanan normal, pengiriman pecah, barang ditolak, dan satu kasus yang belum punya bukti. Head of Logistics perlu bisa membuka tiap kegagalan dan menemukan data asal serta pemilik tindak lanjutnya.
Rujukan konsep: Logistics Innovation, Key Performance Indicators in Logistics: On-Time-in-Full. Contoh di atas memakai data ilustratif dan basis pesanan jatuh tempo. Untuk memeriksa aturan sebelum barang dijanjikan, lihat panduan komitmen tanggal pengiriman B2B.
Baca juga pendekatan digitalisasi operasi logistik untuk menghubungkan data pengiriman dan gudang.
Jika kegagalan berasal dari kekurangan saat alokasi, lihat cara mengukur fill rate dari stok. Bila pesanan lengkap tetapi lambat, uraikan lead time per tahap. Jika waktu atau kuantitas penerimaan masih diperdebatkan, gunakan bukti serah terima elektronik untuk menelusuri status akhir.
Jika tim masih menyatukan ekspor ERP dan laporan pengangkut setiap pekan, bahas pemetaan data OTIF dengan Layana.ID. Bawa satu contoh pesanan pecah dan aturan penerimaan pelanggan agar pembahasan bisa langsung menguji sumber selisih.