Barang hanya satu hari di perjalanan, tetapi pelanggan menunggu hampir seminggu. Sebelum menambah armada, ukur dulu lead time pesanan: waktu yang berlalu sejak pelanggan memesan hingga barang diterima. Selisih terbesar sering baru terlihat ketika waktu menunggu dan waktu pengerjaan dicatat terpisah.
Cara Menghitung Lead Time Pesanan
Untuk setiap pesanan, hitung waktu penerimaan dikurangi waktu pemesanan. Misalnya, pelanggan memesan Senin pukul 09.00 dan menerima barang Kamis pukul 15.00 di zona waktu yang sama. Lead time adalah 78 jam atau 3,25 hari kalender. Hitung rata-rata dari durasi pesanan yang sudah selesai, dengan cakupan periode yang dinyatakan. Catat usia pesanan yang belum selesai secara terpisah agar antrean tidak tersembunyi.
Untuk pelanggan yang menerima dua kiriman, perusahaan bisa mengukur waktu ke penerimaan pertama dan waktu ke penerimaan lengkap. Yang pertama menjawab kapan pelanggan mulai memperoleh barang. Yang kedua menjawab kapan seluruh pesanan terpenuhi. Simpan keduanya bila kiriman parsial lazim. Jangan menggabungkan pesanan reguler dan pesanan terjadwal tanpa memisahkan jenisnya: pelanggan bisa memesan satu bulan sebelumnya untuk meminta pengiriman pada tanggal tertentu.
Temukan Tahap yang Menghabiskan Waktu
Dalam contoh ilustratif di atas, pesanan baru dilepas Selasa pukul 09.00, siap muat Rabu pukul 09.00, berangkat Rabu pukul 15.00, dan diterima Kamis pukul 15.00. Rinciannya: 24 jam dari pesan ke pelepasan, 24 jam dari pelepasan ke siap muat, 6 jam menunggu keberangkatan, dan 24 jam perjalanan sampai diterima. Pengiriman yang lebih cepat hanya memperbaiki bagian terakhir.
Tinjau beberapa pesanan lambat bersama tim terkait. Jika waktu habis sebelum pelepasan, periksa persetujuan kredit, perubahan pesanan, atau reservasi. Jika barang menunggu sejak siap muat, cek keselarasan jadwal picking, kapasitas dock, dan cutoff armada. Untuk pabrik yang memproduksi sesuai pesanan, tambahkan peristiwa mulai dan selesai produksi agar antrean produksi bisa dipisahkan dari antrean pengiriman.
Bangun Laporan yang Tidak Menyamarkan Ekor Keterlambatan
Tampilkan median untuk menggambarkan pesanan tipikal dan persentil ke-90 untuk melihat batas waktu yang mencakup sekitar 90% pesanan dalam sampel. Sertakan jumlah observasi; pada sampel kecil, lebih berguna meninjau pesanan terlama satu per satu. Bedakan penundaan yang diminta pelanggan dari penundaan internal, tetapi pertahankan durasi aktual agar pengalaman pelanggan tetap terbaca.
Di ERP, simpan ID pesanan, waktu kejadian, zona waktu, sumber peristiwa, dan waktu pencatatan. Bila penerimaan baru disinkronkan malam hari, jam sinkronisasi tidak boleh menggantikan jam barang diterima. Tandai waktu yang belum diketahui dan tampilkan jumlahnya, lalu selesaikan pengecualiannya bersama tim operasional.
Rujukan: APQC, Customer Order Cycle Time in Days, untuk konsep durasi dari pemesanan sampai penerimaan. Ukuran ini berbeda dari lead time pemasok yang dipakai untuk menentukan titik pemesanan ulang.
Lihat juga solusi digitalisasi logistik bila cap waktu gudang dan transportasi masih tersimpan terpisah.
Lead time memberi tahu berapa lama pelanggan menunggu. Untuk melihat apakah komitmen terpenuhi, hitung OTIF terhadap tanggal yang disepakati. Jika waktu paling banyak habis di jadwal keberangkatan, uji apakah proses membutuhkan TMS. Pastikan waktu akhir berasal dari catatan serah terima agar jam sinkronisasi tidak mengubah hasil.
Jika tahap paling lambat belum terlihat di laporan, petakan alur pesanan dengan Layana.ID. Ambil pesanan normal dan pesanan terlambat dari jalur distribusi yang sama, lalu bandingkan waktu tiap perpindahan tanggung jawab.