Power Automate adalah alat Microsoft untuk menjalankan langkah kerja berulang berdasarkan pemicu dan aturan. Untuk persetujuan pembelian, alat ini bisa menerima permintaan, mengirimnya ke pejabat yang tepat, mencatat keputusan, dan memberi tahu pemohon. Tim tidak lagi harus mencari email terakhir untuk mengetahui apakah pembelian sudah disetujui.
Mulai dari satu jenis pembelian dengan aturan yang stabil, misalnya pengadaan perlengkapan kantor. Tentukan dulu siapa yang boleh menyetujui, biaya apa yang dihitung, dan apa yang harus terjadi jika data belum lengkap. Baru setelah alur dasar berjalan, pertimbangkan AI untuk membaca lampiran seperti penawaran pemasok.
Kapan Power Automate Cocok untuk Persetujuan Pembelian?
Microsoft membedakan beberapa jenis alur Power Automate. Untuk persetujuan yang dimulai saat formulir dikirim, gunakan alur berbasis cloud dengan pemicu otomatis. Alur terjadwal cocok untuk pengingat berkala. Alur desktop lebih relevan jika tim masih harus melakukan langkah di aplikasi yang tidak menyediakan sambungan yang sesuai.
Alat ini cocok saat perusahaan sudah punya sumber permintaan dan daftar pemberi persetujuan yang jelas. Jika ERP sudah menangani matriks kewenangan, perubahan status, dan pencatatan persetujuan, jadikan ERP sumber status resmi. Power Automate dapat mempermudah pemberitahuan atau pengumpulan informasi; membuat proses persetujuan kedua justru berisiko menghasilkan dua keputusan untuk satu permintaan.
Cara Menyiapkan Alur Persetujuan Pembelian
1. Tetapkan Data Minimum dan Nomor Permintaan
Catat pemohon, unit, kategori pembelian, estimasi total, mata uang, tanggal kebutuhan, dan lampiran yang diwajibkan. Beri setiap permintaan nomor unik. Bila lampiran belum ada atau total belum diisi, kembalikan ke pemohon sebelum permintaan masuk ke antrean persetujuan.
2. Tentukan Pemberi Persetujuan dari Matriks Kewenangan
Contoh ilustratif: pembelian sampai Rp5 juta diperiksa kepala unit. Pembelian di atas Rp5 juta perlu persetujuan kepala unit dan manajer keuangan. Jika kebijakan memasukkan pajak dan ongkir ke dalam ambang, hitung keduanya sebelum menentukan jalur. Uji nilai tepat Rp5 juta dan nilai sedikit di atasnya untuk memastikan keduanya menuju pejabat yang sesuai.
Simpan matriks di tempat yang dapat diperbarui oleh pemilik proses dengan riwayat perubahan. Tentukan pengganti saat pejabat berhalangan. Jika daftar pejabat belum lengkap, hentikan alur dan minta penanggung jawab memperbaikinya sebelum permintaan diteruskan.
3. Kirim Permintaan dan Catat Hasilnya
Gunakan langkah persetujuan resmi seperti yang dijelaskan dalam panduan Power Automate dari Microsoft. Sajikan nomor permintaan, total, alasan pembelian, dan tautan lampiran pada kartu persetujuan. Catat keputusan, pemberi keputusan, waktu, alasan penolakan jika ada, dan versi permintaan yang dilihat pemberi persetujuan.
Gunakan status yang dapat dipahami pemohon: perlu dilengkapi, menunggu persetujuan, disetujui, atau ditolak. Jika jumlah barang berubah setelah persetujuan, buat versi baru untuk diperiksa ulang. Pastikan percobaan ulang karena gangguan tidak membuat permintaan persetujuan atau pesanan pembelian ganda.
Bagian yang Bisa Dibantu AI Builder
Jika tim menerima banyak format penawaran, model pemrosesan dokumen AI Builder dapat dipakai di Power Automate untuk mengambil data dari lampiran, sesuai panduan pemrosesan dokumen Microsoft. Contohnya nama pemasok, nomor penawaran, dan total. Simpan hasil sebagai usulan pengisian, lalu cocokkan dengan dokumen aslinya sebelum angka masuk ke aturan persetujuan.
Perlakukan selisih mata uang, total yang tidak terbaca, pajak yang belum jelas, atau dokumen yang buram sebagai alasan untuk pemeriksaan manual. Petugas pembelian mengoreksi data; pejabat berwenang tetap menentukan apakah pengeluaran boleh dilanjutkan. Pemeriksaan ini terjadi sebelum PO dibuat. Pemeriksaan invoice vendor adalah kontrol lain setelah tagihan masuk, sehingga bukti yang diperiksa pun berbeda.
Uji Pilot dengan Kasus yang Sering Menghambat Tim
Sebelum memakai data produksi, uji simulasi untuk permintaan lengkap, lampiran hilang, nilai persis di ambang, penolakan, pejabat berhalangan, revisi setelah persetujuan, dan pengiriman formulir dua kali. Bandingkan jalur aktual dengan kebijakan pembelian. Jika dua pengiriman memunculkan dua permintaan aktif untuk nomor yang sama, perbaiki dulu sebelum alur dipakai.
Selama pilot, catat waktu dari permintaan lengkap sampai keputusan, jumlah permintaan yang harus dikembalikan, dan persentase permintaan yang diarahkan ke pejabat yang benar. Untuk AI Builder, ukur juga persentase total dan mata uang yang cocok dengan penawaran. Pisahkan waktu menunggu pejabat dari waktu petugas mengoreksi data agar tim tahu masalah mana yang perlu ditangani.
Perlu Menghubungkan Persetujuan ke ERP?
Bawa satu contoh formulir, matriks persetujuan, dan status yang saat ini dipakai ERP. Tim integrasi sistem Layana.ID dapat membantu memetakan sistem mana yang menyimpan keputusan dan kapan permintaan yang disetujui boleh diteruskan. Diskusikan alur pembelian dengan Layana.ID.