Sebelum menguji Microsoft 365 Copilot, periksa siapa yang sudah bisa membuka dokumen perusahaan di SharePoint. Sebuah folder kontrak mungkin selama ini jarang ditemukan meski anggota dari unit lain sebenarnya memiliki izin baca. Ketika orang mulai bertanya dalam bahasa sehari-hari, akses yang terlalu luas bisa jadi lebih mudah terlihat. Audit izin SharePoint sebelum Copilot membantu tim memperbaiki akses sebelum memperluas pilot.
Mulai dari Dokumen Penting dan Pengguna yang Seharusnya Membaca
Tentukan situs, pustaka, dan kelompok pengguna yang masuk pilot. Minta setiap pemilik situs mengelompokkan dokumen yang boleh dibaca lintas tim, yang terbatas pada unit tertentu, dan yang perlu persetujuan jika dibagikan. Tulis nama unit, peran yang boleh membaca, dan pemilik yang dapat memutuskan pengecualian. Utamakan kontrak, pengadaan, dokumen keuangan, dan arsip dengan akses lintas unit yang belum pernah diperiksa.
Panduan penerapan Copilot dari Microsoft membahas cara mencari situs berisiko, mengurangi cakupan berbagi, dan memperkuat pengelolaan data. Periksa alat yang tersedia sesuai konfigurasi dan lisensi organisasi. Untuk pilot kecil, matriks yang dibuktikan dengan akun penguji masih berguna meski laporan admin yang lebih rinci belum digunakan.
Cek Izin Efektif, Termasuk Tautan Berbagi
- Periksa keanggotaan. Lihat anggota dan pemilik situs, grup Microsoft 365 terkait, serta grup yang mencakup banyak pegawai. Cocokkan akses tamu dengan kebutuhan kerja yang masih berlaku.
- Periksa folder dan berkas yang menyimpang. Dokumen dapat memiliki hak akses yang berbeda dari pustaka induk. Prioritaskan pengecualian pada folder sensitif dan file yang sering dibagikan.
- Periksa tautan aktif. Catat tautan yang hanya berlaku untuk orang tertentu, tautan yang ditujukan bagi pengguna organisasi, dan tautan yang dapat digunakan siapa pun jika jenis tautan itu diizinkan. Telusuri tautan yang pernah dibagikan dan uji penerimanya. Kehadiran opsi berbagi saja belum membuktikan seseorang telah mendapat akses.
- Uji akses sebagai pengguna biasa. Gunakan akun penguji yang disetujui dengan keanggotaan sesuai peran. Buka dokumen uji dari tautan langsung dan coba menemukannya lewat pencarian. Jika Copilot sudah tersedia pada akun pilot, uji apa yang dirujuk dalam jawaban dan pastikan sumbernya hanya berasal dari dokumen yang boleh dibaca akun tersebut.
Contoh Uji Izin untuk Tim Pengadaan
Contoh ilustratif. Akun pengadaan boleh membuka evaluasi vendor, sedangkan akun operasional hanya boleh membaca SOP pengajuan pembelian. Pakai dua dokumen uji dengan penanda yang berbeda, tanpa data vendor sungguhan. Buktikan akun operasional tidak bisa membuka evaluasi melalui tautan langsung dan Copilot tidak mengutip penanda evaluasi untuk akun itu. Buktikan juga bahwa akun pengadaan masih bisa menemukan dan memakai evaluasi sesuai tugasnya. Tes akses positif dan negatif sama-sama penting.
Perbaiki Izin tanpa Mengganggu Pekerjaan Sah
Jika dokumen muncul pada akun yang keliru, simpan bukti akses dan telusuri penyebabnya: grup situs, pengecualian pada berkas, atau tautan yang sudah dibagikan. Minta pemilik data menyetujui perubahan dan tentukan pemilik tugas untuk setiap temuan. Ulangi tes kedua akun setelah perubahan tercermin. Jika hasil pencarian atau kutipan belum sinkron, catat waktu dan ulangi uji sebelum membuka pilot ke lebih banyak orang.
Agar hasilnya terukur, catat berapa dokumen kritis yang diperiksa, berapa pengujian akses terlarang yang gagal diblokir, dan apakah akses pengguna sah tetap bekerja. Akses tidak sah ke satu dokumen kritis cukup untuk menahan pustaka tersebut dari pilot sampai penyebabnya diperbaiki. Untuk asisten dengan basis dokumen kustom, lihat panduan evaluasi hak akses dokumen pada RAG.
Bawa peta situs, tiga peran pengguna, dan hasil tes izin. Diskusikan ruang lingkup pilot AI internal. Tim AI dan Machine Learning Layana.ID dapat membantu memetakan sumber dokumen dan batas akses yang perlu dipertahankan ketika sistem diintegrasikan.