Tim penjualan menerima pesanan lewat email, tetapi pelanggan menulis nama produk sendiri dan mengirim revisi dalam lampiran baru. Staf harus menyalin data ke ERP, mencari kode produk dan menentukan versi pesanan yang berlaku. AI untuk otomatisasi pesanan bisa menyiapkan draf pesanan penjualan dari bahan tersebut. Keputusan untuk menerima pesanan tetap mengikuti aturan harga, stok, dan persetujuan perusahaan.
Bedakan PO Pelanggan dan Sales Order di ERP
Purchase order atau PO adalah pesanan dari pembeli. Sales order adalah catatan penjualan yang dibuat pemasok di ERP, yaitu sistem transaksi perusahaan. Satu PO belum tentu dapat disalin langsung ke sales order. Kode barang, satuan, dan cara menulis alamat pada dokumen pelanggan sering berbeda dari data di ERP. Penting pula membedakan permintaan penawaran dari pesanan yang memang siap diproses. Panduan klasifikasi dokumen dengan AI membahas langkah mengenali jenis dokumen sebelum mengambil isinya.
Alur dari Kotak Masuk ke Draf Pesanan
- Terima dari sumber yang dibatasi. Mulai dari satu kotak masuk tim order. Rekam identitas pesan, lampiran, nomor PO dan tanggal diterima. Jika ada beberapa lampiran, tandai dokumen yang berisi pesanan sebelum mengekstrak baris produk.
- Ambil data yang benar-benar tersedia. Tarik pelanggan, nomor PO, kode atau deskripsi barang, jumlah, satuan, alamat kirim, tanggal yang diminta dan harga bila tertulis. Simpan rujukan halaman atau baris agar pemeriksa dapat membuka sumber setiap angka.
- Cocokkan dengan data master. ERP memberi kode pelanggan, daftar barang, satuan, lokasi kirim, harga kontrak dan aturan penjualan yang berlaku. Nama barang yang mirip masuk ke antrean pemeriksaan jika ada lebih dari satu pasangan yang masuk akal.
- Tinjau selisih sebelum membuat pesanan. Periksa jumlah, satuan, revisi, harga, batas kredit dan ketersediaan lewat aturan yang sudah disetujui. Pesanan yang lolos pilot tetap menjadi draf sampai petugas memberi persetujuan.
Sebagai contoh penerapan pihak ketiga, dokumentasi Centoro AI menunjukkan alur membaca pesanan dari email dan lampiran, lalu menyiapkan draf untuk ditinjau. Saat merancang integrasi sendiri, fokuskan uji coba pada dokumen dan pola kesalahan yang ditemukan tim Anda.
Contoh ketika Satuan dan Revisi Bertabrakan
Contoh ilustratif. Pelanggan mengirim PO untuk 12 karton dengan SKU internal A-204. Satu karton menurut perjanjian pelanggan berisi 24 unit, sehingga draf ERP memerlukan 288 unit jika ERP menyimpan satuan dasar unit. Sore hari pelanggan mengirim revisi untuk 10 karton. Sistem harus menandai revisi sebagai calon pengganti, bukan menambah draf kedua atau langsung menjumlahkan kedua dokumen. Jika satuan pada PO baru berubah menjadi “pak”, hentikan konversi sampai petugas menemukan aturan satuan yang sesuai.
Kapan Draf Wajib Ditahan
- Nomor PO sama tetapi baris pesanan berubah dan versi terbaru belum disetujui.
- Harga atau diskon berbeda dari kontrak, atau barang pengganti memerlukan persetujuan pelanggan.
- Nama pelanggan, kode barang, kuantitas, atau tempat kirim belum dapat dipastikan.
- Permintaan pengiriman bergantung pada stok, kapasitas atau pengecualian kredit.
Untuk mencegah pesanan ganda, simpan pengenal berdasarkan perusahaan pelanggan, nomor PO dan versi yang diperiksa. Pengiriman ulang pesan biasa harus mengarah pada catatan yang sama. Jika ERP lambat merespons, cari draf yang sudah tercatat untuk pesanan tersebut sebelum mencoba membuatnya lagi. Sediakan jalur input manual dan jejak perubahan supaya tim tetap dapat melayani pelanggan bila integrasi berhenti.
Uji dengan Pesanan Lama Sebelum Menyentuh Transaksi Aktif
Pilih satu kelompok pelanggan dan gunakan salinan pesanan yang boleh diuji. Sertakan lampiran pindaian, revisi, produk dengan nama serupa, pecahan satuan, serta penawaran yang tampak seperti PO. Bandingkan draf AI dengan data yang sudah diperiksa petugas. Ukur ketepatan per kolom penting, jumlah salah satuan, percobaan pesanan ganda, dan waktu kerja hingga draf siap disetujui. Pisahkan waktu input dari waktu memeriksa pengecualian agar beban yang berpindah tidak terbaca sebagai penghematan.
Untuk memetakan hubungan kotak masuk, data master dan ERP, lihat layanan integrasi sistem Layana.ID. Diskusikan pilot otomatisasi sales order dengan membawa satu PO yang disamarkan, aturan satuan pelanggan, dan contoh draf ERP yang benar.