Proses pengelolaan persediaan obat dan perlengkapan medis sangat diperlukan karena berkaitan dengan pelayanan terhadap pasien dan berpengaruh pada fungsi pemasaran dan keuangan apotek. Pengelolaan persediaan yang tepat dapat mengantisipasi kebutuhan pasien yang sering kali tidak dapat diprediksi.

Apabila terjadi masalah pada proses pengolahan tersebut, salah satunya bisa mengakibatkan penundaan dalam pengobatan dan pelayanan kesehatan yang tidak optimal. Maka dari itu perusahaan perlu melakukan pengelolaan yang akurat secara berkala dan mengurangi risiko kekurangan persediaan. Untuk mengatasi kendala dan memudahkan proses tersebut,  perusahaan perlu mengaplikasikan sistem ERP yang dapat digunakan untuk mengelola persediaan obat dan perlengkapan medis.

Melalui ERP, staf medis dapat dengan mudah mengontrol inventaris, mengidentifikasi barang-barang yang mendekati batas kadaluarsa, dan secara otomatis memesan ulang saat stok menipis. Integrasi ini membantu mengurangi risiko kelangkaan obat, menghindari pemborosan, serta memastikan ketersediaan obat dan perlengkapan yang kritis saat dibutuhkan.

 

Fitur Fitur Platform Pengelolaan Persediaan Obat dan Perlengkapan Medis

Manajemen Persediaan

Sensor IoT dipasang pada rak penyimpanan atau kemasan produk untuk memantau persediaan secara real-time. Informasi ini dikirimkan ke sistem ERP untuk memastikan ketersediaan obat dan perlengkapan medis yang akurat dan terus-menerus diperbarui. Menggunakan data historis yang dikumpulkan oleh sensor IoT, sistem dapat melakukan analisis prediktif untuk memperkirakan kebutuhan persediaan di masa mendatang dan menghindari kekurangan stok atau pemborosan.

Pencatatan Transaksi Otomatis

Setiap kali pesanan pembelian ditempatkan atau diterima, data transaksi otomatis dicatat dalam sistem ERP. Informasi ini termasuk tanggal pemesanan, jumlah, harga, dan informasi vendor. Dengan menggunakan IoT, pencatatan transaksi menjadi lebih akurat dan tepat waktu, mengurangi kebutuhan untuk entri data manual dan potensi kesalahan.

Pembelian dan Pemesanan

Memfasilitasi proses pembelian, penjadwalan pemesanan, dan manajemen vendor untuk memastikan ketersediaan bahan dan perlengkapan medis yang diperlukan. 

Berdasarkan prediksi kebutuhan persediaan dan kriteria tertentu, sistem dapat menghasilkan pesanan otomatis kepada vendor yang telah dipilih. Proses ini dapat diatur untuk berjalan secara otomatis sesuai dengan aturan dan kebijakan yang ditetapkan.

Manajemen Distribusi

Mengatur distribusi obat dan perlengkapan medis ke berbagai lokasi atau unit, termasuk pengiriman, pemantauan pengiriman, dan pengelolaan rute pengiriman.

Pelacakan Produk

Melacak pergerakan produk dari penerimaan hingga penggunaan atau penjualan, termasuk nomor batch, tanggal kadaluarsa, dan informasi penting lainnya. Informasi yang dikumpulkan oleh sensor IoT dapat diintegrasikan ke dalam sistem ERP untuk pengelolaan persediaan. Ini memungkinkan pengguna untuk mengakses data pelacakan produk secara langsung dari platform ERP mereka dan mengambil tindakan yang diperlukan berdasarkan informasi yang diberikan.

Manajemen Kualitas

Memantau kualitas produk, termasuk standar keamanan dan kepatuhan regulasi, serta memfasilitasi inspeksi dan pelaporan. Sensor IoT dapat memantau kondisi kualitas produk, seperti tanggal kadaluarsa atau indikator keasaman, dan memberikan peringatan jika terjadi perubahan yang dapat memengaruhi kualitas atau keamanan produk.

Sensor IoT juga dapat digunakan untuk memantau kondisi lingkungan penyimpanan produk, seperti suhu, kelembaban, dan cahaya. Jika sensor mendeteksi kondisi yang tidak sesuai dengan standar kualitas, sistem dapat memberikan peringatan kepada pengguna atau secara otomatis memicu proses penggantian atau pengiriman kembali produk kepada vendor.

Integrasi Sistem

Integrasi dengan sistem lain seperti sistem manajemen pasien atau sistem informasi medis untuk memastikan konsistensi data dan alur kerja yang efisien. Informasi yang dikumpulkan oleh sensor IoT dapat diintegrasikan ke dalam sistem ERP untuk pengelolaan persediaan. Ini memungkinkan pengguna untuk mengakses data pelacakan produk secara langsung dari platform ERP mereka dan mengambil tindakan yang diperlukan berdasarkan informasi yang diberikan.

Pelaporan dan Analisis

Menyediakan laporan yang dapat disesuaikan dan analisis data untuk memantau kinerja inventaris, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan strategis. Data yang dikumpulkan oleh sensor IoT dapat digunakan untuk menganalisis pola pembelian dan tren konsumsi. Ini membantu organisasi dalam perencanaan persediaan yang lebih efektif dan pengambilan keputusan yang lebih baik terkait dengan pengadaan produk. 

 

Keamanan dan Otentikasi

Sensor IoT dapat digunakan untuk mengamankan persediaan dengan memberikan identifikasi unik atau kode otentikasi pada setiap produk. Ini membantu melacak dan mencegah produk palsu atau berbahaya masuk ke dalam persediaan.

Fitur-fitur ini dirancang untuk membantu organisasi kesehatan mengelola persediaan obat dan perlengkapan medis secara efisien, mengoptimalkan pengeluaran, dan memastikan ketersediaan produk yang tepat pada waktu yang tepat.

Bagaimana Cara Membuat Sistem ERP untuk Pengelolaan Persediaan Obat dan Perlengkapan Medis

Setelah mengetahui pentingnya sistem ini, dan fitur apa saja yang dibutuhkan, maka sudah waktunya perusahaan Anda mengembangkan Sistem ERP untuk pengelolaan persediaan obat dan perlengkapan medis. Untuk membuat sistem tersebut, Anda perlu bekerjasama dengan vendor IT yang kompeten, salah satunya adalah Layana.ID. Kami, Layana.ID adalah software house yang sudah berdiri sejak 2016 dan telah membantu bisnis baik skala kecil maupun besar melakukan digitalisasi. Ingin berkonsultasi terkait pembuatan Sistem ERP untuk Industri Kesehatan dan Farmasi terlebih dahulu? segera hubungi kami.