Sistem ERP untuk Pengelolaan Jadwal dan Penugasan Staf Medis di Industri Kesehatan

Proses pengelolaan jadwal dan penugasan staf medis sangat diperlukan untuk memastikan kehadiran staf medis yang memadai di setiap unit perawatan, dan mengurangi risiko kesalahan dalam penugasan.

Manajemen informasi pasien yang tepat dapat membantu mencegah penundaan perawatan, kesalahan medis, overwork burnout, kesalahan administratif, dan pelanggaran regulasi. Sehingga memberikan akses yang akurat kepada staf medis dan penyedia layanan kesehatan yang berwenang.

Apabila terjadi masalah dalam penjadwalan dan staf medis, mengakibatkan sejumlah dampak negatif yang dapat mempengaruhi pasien, staf medis, dan efisiensi operasional organisasi kesehatan seperti keterlambatan perawatan, ketidakpuasan pasien, peningkatan stres dan kecemasan antara pasien yang tidak yakin kapan bisa menerima perawatan maupun staf medis yang harus menghadapi situasi darurat atau tugas yang tidak terduga akibat penjadwalan yang buruk, serta berdampak pada finansial perusahaan karena meningkatnya biaya operasional.

Maka dari itu perusahaan perlu melakukan pengelolaan yang akurat secara berkala dan mengurangi risiko kesalahan penjadwalan dan penugasan staf medis. Untuk mengatasi kendala dan memudahkan proses tersebut, perusahaan perlu mengaplikasikan sistem ERP yang dapat digunakan untuk mengelola penjadwalan dan penugasan staf medis.

Melalui sistem ERP,  staf medis dapat dengan mudah dalam memiliki akses yang mudah dan cepat ke catatan kesehatan lengkap pasien, melakukan diagnosis yang lebih akurat, perencanaan perawatan yang lebih efektif, dan pemantauan respons pasien terhadap pengobatan. Integrasi ini membantu mengurangi risiko kesalahan dalam manajemen informasi pasien, pengelolaan perawatan kesehatan dan meningkatkan kualitas pelayanan.

Fitur-Fitur Platform Pengelolaan Jadwal dan Penugasan Staf Medis

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk manajemen informasi pasien perlu mencakup sejumlah fitur untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan jadwal dan penugasan staf medis,  yang dimana membutuhkan integrasi IoT (Internet of Things) agar dapat meningkatkan efisiensi operasional, akurasi, dan sejumlah manfaat tambahan yang signifikan dalam memastikan penugasan dan penjadwalan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan pasien serta regulasi yang berlaku.

Pengaturan Jadwal dan Job Desk Staf Medis

Memungkinkan manajer untuk membuat jadwal kerja pegawai berdasarkan kebutuhan departemen atau unit, dengan memperhitungkan jam kerja, shift, kualifikasi, dan preferensi staf. Selain itu, fitur ini juga bisa digunakan untuk menentukan job desc masing-masing staf medis dan apa saja yang harus dikerjakan selama bertugas. Hal ini memungkinkan pihak rumah sakit memastikan pekerjaanstaf sesuai dengan keahlian, pengalaman, dan ketersediaan mereka.

Pengenalan Identitas

Teknologi IoT seperti RFID (Radio-Frequency Identification) dapat digunakan untuk mengidentifikasi pegawai saat mereka memasuki atau meninggalkan lokasi kerja. Hal ini dapat digunakan untuk mencatat waktu kerja, mengatur akses ke area tertentu, dan memastikan kehadiran staf yang tepat pada waktu yang tepat.

Manajemen Cuti dan Libur

Memungkinkan staf untuk mengajukan cuti atau libur melalui sistem dan memberi manajer kemampuan untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

Pengingat dan Pemberitahuan

Memberikan pengingat kepada staf tentang jadwal kerja mereka, perubahan shift, atau penugasan baru melalui email, pesan teks, atau notifikasi dalam aplikasi.

Pengelolaan Overlapping

Menghindari penugasan staf yang berlebihan atau penumpukan tugas dengan memperhatikan overlap jadwal dan kapasitas kerja.

Fleksibilitas Penjadwalan

Memberikan fleksibilitas dalam penjadwalan untuk mengakomodasi perubahan mendadak, kebutuhan tambahan, atau situasi darurat.

Integrasi dengan Pencatat Waktu

Integrasi dengan sistem pencatat waktu atau mesin absensi untuk melacak waktu kerja staf dan menghitung lembur atau jam kerja ekstra.

Pemantauan Kinerja

Memantau kinerja staf berdasarkan kinerja, kehadiran, dan produktivitas untuk evaluasi kinerja dan pengembangan karir. Sensor IoT dapat digunakan untuk memantau aktivitas dan produktivitas pegawai, seperti jumlah pasien yang ditangani, waktu yang dihabiskan di berbagai area kerja, atau waktu respons terhadap panggilan darurat. Data ini dapat digunakan untuk menganalisis kinerja staf dan mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat ditingkatkan.

Analisis Jumlah Pegawai

Analisis data historis untuk memperkirakan jumlah pegawai yang diperlukan berdasarkan beban kerja, tren pasien, atau perubahan musiman.

Manajemen Lokasi dan Mobilitas

Jika diperlukan, sistem dapat menangani penugasan staf yang mobile atau bekerja di lokasi yang berbeda, seperti petugas medis di lapangan atau tim pelayanan darurat.

Pengelolaan Kontrak

Mengelola kontrak kerja, jadwal rotasi, dan persyaratan kontrak khusus seperti jaminan jam kerja atau perjalanan.

Prediktif dan Perencanaan Jangka Panjang

Dengan menggunakan data yang dikumpulkan oleh sensor IoT, sistem ERP dapat mengembangkan model prediktif untuk memperkirakan kebutuhan pegawai di masa mendatang berdasarkan tren pasien, musim, atau peristiwa khusus. Ini memungkinkan perencanaan jangka panjang yang lebih baik dan pengelolaan sumber daya yang lebih efisien.

 

Keamanan dan Privasi

Memastikan keamanan data pegawai dan privasi informasi pribadi sesuai dengan regulasi seperti GDPR atau HIPAA.

Integrasi dengan Sistem HR

Integrasi dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HR) untuk memastikan konsistensi data dan alur kerja antara sistem HR dan sistem ERP pengelolaan jadwal.

Kenyamanan Pegawai

Sensor IoT juga dapat digunakan untuk meningkatkan kenyamanan dan keamanan pegawai di lingkungan kerja. Misalnya, sensor suhu dapat digunakan untuk memantau suhu ruangan dan memastikan kenyamanan pegawai, sedangkan sensor keamanan dapat digunakan untuk mendeteksi keadaan darurat atau situasi berisiko tinggi.

Dengan demikian, integrasi IoT dalam sistem ERP untuk pengelolaan jadwal dan penugasan pegawai di industri kesehatan dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, kualitas pelayanan, dan pengalaman pegawai secara keseluruhan.

Bagaimana Cara Membuat Sistem ERP untuk Pengelolaan Jadwal dan Penugasan Staf Medis 

Setelah mengetahui pentingnya sistem ini, dan fitur apa saja yang dibutuhkan, maka sudah waktunya perusahaan Anda mengembangkan Sistem ERP untuk Pengelolaan Jadwal dan Penugasan Staf Medis. Untuk membuat sistem tersebut, Anda perlu bekerjasama dengan vendor IT yang kompeten, salah satunya adalah Layana.ID. Kami, Layana.ID adalah software house yang sudah berdiri sejak 2016 dan telah membantu bisnis baik skala kecil maupun besar melakukan digitalisasi. Ingin berkonsultasi terkait pembuatan Sistem ERP untuk Industri Kesehatan dan Farmasi terlebih dahulu? segera hubungi kami.