Ditulis oleh kristal | 
Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah aktivitas pengunjung yang berdatangan. Pengunjung tersebut bisa merupakan pelanggan, supplier, tamu bisnis, atau pihak-pihak lain yang memiliki kepentingan di perusahaan tersebut. Untuk mengetahui aktivitas pengunjung dengan lebih optimal, maka perusahaan tersebut haruslah memiliki Visitor Management System. Dengan sistem tersebut, pihak perusahaan bisa mengetahui secara detail aktivitas para pengunjung, maka perusahaan bisa menganalisis keperluan mereka, mempermudah proses kunjungan, sampai ke tahap melakukan pengambilan keputusan berdasarkan data-data yang diperoleh dari para pengunjung.
Pengambilan keputusan itu semisal para pengunjung itu merupakan pelanggan yang membeli produk di perusahaan Anda, dan dari data aktivitas, diketahui bahwa produk A sedang sangat diminati. Anda sebagai pengambil keputusan di perusahaan itu bisa memutuskan seperti apa harus bertindak. Bisa dengan memproduksi lebih banyak produk yang disukai itu. Atau justru mengoptimalkan penjualan produk lain dengan memberi diskon atau semacamnya agar penjualan menjadi merata. Itu hanya contoh sederhana dari manfaat pengaplikasian Visitor Management System. Setelah ini, kami dari Layana.ID akan membahas lebih detail mengenai manfaat penerapan Visitor Management System.
1. Data Diri Setiap Pengunjung Tertata Rapi di Database
Pengunjung datang dan pergi setiap harinya di sebuah perusahaan dengan berbagai kepentingan. Apabila tidak ada pencatatan aktivitas kunjungan, tidak ada yang pernah tau apabila banyak dari pengunjung itu yang misalnya berpotensi menjadi klien potensial. Pengunjung yang datang bisa saja hanya ingin membeli produk, akan tetapi bisa saja pengunjung tersebut merupakan kepala divisi pengadaan barang di sebuah perusahaan tertentu, atau pembuat keputusan di perusahaan bergengsi, atau pemilik bisnis berskala besar. Jika memiliki sistem yang mampu mencatat data para pengunjung, maka pihak perusahaan bisa menghubungi para pengunjung potensial untuk menjalin kerjasama yang menguntungkan.
Selain itu, dengan mengaplikasikan Visitor Management System, setiap pengunjung tidak perlu menginputkan data dirinya berulang kali. Mereka hanya perlu sekali melakukan input data diri, kemudian di kunjungan berikutnya, tinggal memberitahu keperluan berkunjung. Sistem akan mencatat aktivitas kunjungan dari pengunjung yang sudah terdata dan bisa langsung tahu apa kebutuhan pengunjung tersebut.
2. Proses Penjadwalan Janji Pertemuan Lebih Terorganisir
Bagi Anda, para pembuat keputusan di sebuah perusahaan, tentunya janji bertemu dengan banyak orang merupakan hal lumrah. Janji bertemu itu tak jarang dilakukan di perusahaan Anda bekerja. Dengan padatnya jadwal sebagai orang berpengaruh di perusahaan, maka janji pertemuan itu bisa saja saling bentrok satu sama lain. Dengan mengaplikasikan Visitor Management System, maka Anda bisa mengatur jadwal dari janji pertemuan di perusahaan Anda. Selain membantu mengatur jadwal pertemuan, Visitor Management System juga akan memberikan notifikasi real time apabila tamu yang Anda tunggu sudah tiba di lobby.
Hal itu juga berlaku sebaliknya. Apabila Anda memiliki janji pertemuan dengan pembuat kebijakan di perusahaan lain, dan perusahaan tersebut juga mengaplikasikan Visitor Management System, maka begitu tiba di sana, Anda tinggal menginputkan di sistem dengan siapa ingin bertemu. Apabila sudah membuat janji sebelumnya, maka Anda akan langsung dihubungkan melalui sistem.
Apabila ternyata orang yang membuat janji dengan Anda masih rapat atau bertemu dengan orang lain, maka Visitor Management System akan memberitahukan hal tersebut sekaligus estimasi berapa lama Anda akan menunggu.
3. Mengontrol Jumlah Pengunjung
Selalu ada kapasitas maksimal kunjungan dalam satu hari bagi perusahaan apa pun. Kebijakan kapasitas maksimal kunjungan itu bisa ditujukan agar pelayanan pengunjung lebih maksimal maupun alasan keamanan. Untuk mengontrol jumlah pengunjung, maka sangat diperlukan Visitor Management System. Dengan mengetahui data secara real time pengunjung yang datang, maka apabila jumlah pengunjung sudah mencapai kapasitas maksimal, maka setiap pengunjung berikutnya akan ditolak. Sistem bisa langsung menolaknya atau merekomendasikan calon pengunjung untuk kembali lagi di hari berikutnya. Apabila jumlah kunjungan sudah mendekati maksimal, maka sistem bisa memberikan notifikasi ke operator terkait hal tersebut.
Di kantor pelayanan publik, Visitor Management System bisa jauh lebih dioptimalkan lagi. Berdasarkan jumlah pengunjung yang diketahui secara real time tersebut, setiap pengunjung yang baru datang bisa langsung mengetahui kapan perkiraan dia akan mendapatkan pelayanan. Semakin mendekati kapasitas maksimal, tentu saja pengunjung tersebut akan semakin lama mendapatkan pelayanan, dan begitu juga sebaliknya.
4. Bagaimana Cara Membuat Visitor Management System?
Setelah mengetahui betapa pentingnya Visitor Management System, pertanyaan berikutnya adalah bagaimana cara membuatnya. Anda bisa saja menggunakan layanan Software as a Service Visitor Management System yang di pasaran. Meski begitu, layanan seperti itu tidak akan bisa spesifik memenuhi kebutuhan di perusahaan Anda. Karenanya, pilihan terbaik adalah membuat Visitor Management System secara custom menggunakan jasa vendor IT atau software house. Layana.ID adalah sebuah software house yang sudah berdiri sejak 2016 dan telah membantu banyak bisnis baik skala besar maupun kecil untuk digitalisasi. Kami adalah pilihan terbaik Anda untuk mengembangkan Visitor Management System. Ingin berkonsultasi terkait pembuatan Visitor Management System? Jangan ragu untuk menghubungi kami.