Layana LogoDitulis oleh Larka | Diposting tanggal 18 Maret 2024

Panduan Merancang Procurement System untuk Diaplikasikan di Perusahaan Anda

BerandaArtikelInfo TeknologiPanduan Merancang Procurement Syste...
Panduan Merancang Procurement System untuk Diaplikasikan di Perusahaan Anda

Pengadaan barang alias procurement adalah divisi yang sangat krusial pada sebuah perusahaan. Karena itu, mengelola sistem pengadaan barang haruslah sangat hati-hati dan terkontrol. Beberapa permasalahan terkait pengadaan barang yang kerap terjadi antara lain adalah kurangnya pengelolaan transaksi yang efisien, tidak teraturnya jadwal pembelian, dan yang paling krusial adalah permasalahan budgeting yang kadang tidak terkontrol.

Permasalahan ini disebabkan karena sistem pembelian dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi. Karena itu, solusi terbaik yang bisa dilakukan adalah dengan menerapkan sistem procurement digital untuk mengoptimalkan proses bisnis.

Manfaat Pengaplikasian Procurement System

Dengan menggunakan sistem ini, maka pihak procurement bisa mengelola biaya budget pembelian dengan lebih baik, mengawasi proses transaksi secara digital dan real time, melakukan kontrol penuh terhadap setiap transaksi, mengontrol vendor pengadaan barang, serta bisa melakukan audit secara berkala.

Sistem ini dirancang khusus untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang pada industri apa pun. Tujuannya adalah memastikan proses pengadaan barang berlangsung dengan optimal, mulai dari memilih vendor, melakukan negosiasi harga, pemesanan, penerimaan barang, penjadwalan pemesanan, pemantauan ketersediaan barang di perusahaan, dan juga sekaligus bisa digunakan untuk melakukan rekap bulanan yang transparan.

Fitur yang Wajib Ada Pada Procurement System

Pada sistem ini ada beberapa fitur utama yang wajib ada. Beberapa di antaranya adalah harus memiliki fitur purchase request management, Purchase RFQ, Purchase order management, Work order receiving, supplier invoice, dan purchase blanket order management.

Fitur purchase request management berfungsi untuk mengatur semua permintaan pembelian yang masuk. Ini berarti setiap departemen di perusahaan yang ingin mengajukan pembelian, harus mengakses fitur ini. Pihak procurement lantas memproses semua permintaan itu. Dengan demikian, pihak procurement bisa segera memproses setiap permintaan. Mulai dari awal sampai akhir, pihak procurement bisa memantau transaksi.

Fitur Purchase RFQ juga tak kalah penting. Dengan fitur ini, pihak purchasing bisa meminta penawaran harga ke vendor untuk barang atau jasa tertentu. Fitur ini bisa mengintegrasikan permintaan pembelian dengan permintaan penawaran harga. Hal ini memungkinkan Anda mengirimkan berbagai permintaan ke berbagai vendor sekaligus sehingga bisa mendapatkan penawaran harga terbaik. Setelah membandingkan harga dari setiap vendor, maka pihak procurement bisa memilih vendor mana yang paling cocok dengan kebutuhan.

Fitur Purchase Order Management berfungsi untuk mengatur semua pesanan yang sudah dibuat. Pada fitur ini pihak procurement bisa mengawasi status dari semua transaksi, seperti pembelian sedang diproses oleh vendor, sedang dikirim, atau bahkan sudah diterima. Pada fitur ini juga bisa dilihat history transaksi untuk dimanfaatkan sebagai sumber analisis untuk berbagai laporan.

Fitur Work Order Receiving berfungsi untuk memastikan apakah barang yang dipesan sudah tiba, dan apakah barang tersebut kondisi ya sesuai dengan pesanan atau tidak. Fitur ini juga berfungsi sebagai pengecekan status pengiriman dan juga untuk memberi notifikasi apakah pesanan sudah tiba atau belum. Selain itu, fitur ini juga berfungsi sebagai validator apakah kualitas dan jumlah barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dijanjikan atau tidak.

Fitur Supplier Invoice berfungsi untuk menghubungkan pesanan dan proses penagihan. Pihak procurement bisa memeriksa tagihan yang diterima dengan pesanan yang sesuai, melakukan verifikasi, membuat jadwal pembayaran sesuai kontrak, dan membuat laporan yang transparan terkait aktivitas pengadaan barang.

Fitur Purchase Blanket Order Management berfungsi untuk melakukan perbelanjaan yang sifatnya rutin dan berkala. Dengan fitur ini, maka pihak procurement bisa membuat jadwal pembelanjaan rutin dan akan mendapatkan notifikasi apabila jadwal perbelanjaan sudah tiba. Dengan demikian, maka pihak procurement bisa segera melakukan transaksi sehingga tidak menghambat proses kerja.

Bagaimana Cara Membuat Procurement System?

Untuk mengembangkan sistem ini sendiri, tentu saja Anda harus bekerjasama dengan vendor IT atau software house yang terpercaya dan kompeten. Salah satu yang bisa Anda pertimbangkan adalah kami, Layana.ID.

Kami adalah perusahaan software house yang sudah berdiri sejak 2016 dan telah membantu banyak bisnis baik besar maupun kecil, BUMN maupun swasta, dan nasional maupun international, untuk melakukan digitalisasi. Kami bisa membantu Anda merealisasikan semua ide digitalisasi perusahaan Anda. Ingin berkonsultasi terkait pembuatan procurement system terlebih dahulu? Jangan ragu untuk hubungi kami.

 

Bagikan
Cek Estimasi