Ditulis oleh kristal | 
Komunikasi yang buruk bisa menjadi penghambat banyak hal, salah satunya keberlangsungan pekerjaan di sebuah perusahaan. Karena itu, penting bagi sebuah perusahaan memiliki sebuah sistem yang berfungsi sebagai media kolaborasi pekerjaan. Mengaplikasikan Enterprise Collaboration System (ECS) bisa menjadi solusi terbaik agar koordinasi antar pegawai dalam sebuah tim, atau bahkan antar divisi, berlangsung dengan optimal. Selain itu, dengan menerapkan ECS, proses kerja akan menjadi jauh lebih singkat, karena koordinasi dengan pihak-pihak terkait bisa berjalan lebih lancar.
Agar ECS bisa membantu kolaborasi secara optimal, maka perlu beberapa fitur utama yang harus tersedia. Karena itu, untuk mengetahui lebih detail mengenai apa saja yang harus ada di ECS, Layana.ID akan memberikan gambaran singkatnya agar bisa menjadi panduan Anda apabila tertarik merancang sistem Enterprise Collaboration System ini.
Fitur Task Management
Dalam sebuah ECS, fitur untuk mengatur tugas dan pekerjaan dalam sebuah tim sangatlah krusial. Dalam fitur ini, setiap divisi bisa membuat project pekerjaan yang tengah berlangsung, mengupdate setiap proses pekerjaan, berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait, dan melaporkan berbagai kendala yang dihadapi agar bisa diselesaikan bersama.
Apabila sebuah project melibatkan beberapa divisi, maka divisi yang terkait juga bisa mengakses project tersebut. Misalkan divisi finance bisa melihat detail penganggaran dan bisa segera menyesuaikan budgetingnya. Divisi purchase juga bisa segera mengetahui apa saja yang harus segera dibeli demi keberlangsungan project tersebut.
Divisi marketing bisa segera menghubungi pihak-pihak luar yang berkepentingan seperti influencer untuk promosi atau sejenisnya. Dengan task management ini, para pembuat keputusan bisa langsung melakukan approval pada setiap progres project sehingga menghemat waktu.
Fitur File Sharing & Messaging
Salah satu keunggulan dari penerapan ECS adalah siapa pun pada perusahaan bisa berbagi file secara langsung ke siapa pun. File tersebut bisa berupa file terkait project, file permohonan cuti, atau bahkan berupa notes ke salah satu pihak sebagai reminder atau semacamnya. Selain itu dengan fitur ini, setiap orang dari divisi yang sama maupun berbeda divisi bisa saling berkomunikasi demi memangkas waktu.
Normalnya dalam perusahaan, terlebih untuk berkomunikasi antar divisi, diperlukan peran orang tengah. Misal, salah satu karyawan di divisi marketing ingin berkomunikasi dengan karyawan di divisi produksi. Maka karyawan divisi marketing itu akan memberikan informasi yang ingin dia sampaikan ke atasannya. Barulah atasannya itu berkomunikasi dengan atasan karyawan divisi produksi. Setelah itu atasan divisi produksi menyampaikan informasi tersebut ke karyawannya.
Dengan proses komunikasi yang melibatkan banyak pihak seperti itu, wajar saja apabila ada perubahan pada informasi yang ingin disampaikan. Dengan adanya ECS, maka informasi yang ingin disampaikan bisa langsung ditujukan ke orang yang tepat. Kalau kemudian ada yang bilang, menggunakan pesan via Whatsapp bisa lebih cepat, hal itu bisa saja benar. Tetapi di sebuah perusahaan dengan banyak karyawan, belum tentu semua karyawan memiliki nomor satu sama lain. Terlebih, belum tentu antar karyawan tahu masing-masing kerja di divisi apa.
Melalui ECS, setiap karyawan bisa melihat divisi yang ada di perusahaan, lantas melihat data dari karyawan setiap divisi, dan bisa menghubunginya. Pada progres project juga bisa diketahui siapa yang bertanggung jawab atas sebuah pekerjaan, sehingga bisa langsung dihubungi melalui fitur penting satu ini.
Fitur Event Scheduling
Salah satu fitur utama dalam ECS lainnya adalah Event Scheduling. Dalam fitur ini, setiap event yang akan diadakan perusahaan bisa diinputkan. Event tersebut bisa saja berupa webinar, project CSR, liburan, atau penjadwalan kegiatan-kegiatan offline yang masih berhubungan dengan pekerjaan. Di fitur ini melibatkan siapa saja yang akan terlibat, lokasi event, sampai ke notifikasi ke setiap peserta yang terlibat dalam event.
Fitur Multi Enterprise Collaboration System
Apabila dalam sebuah proses bisnis pada perusahaan melibatkan pihak lain di luar perusahaan, maka fitur Multi Enterprise Collaboration System sangat krusial kegunaannya. Sebagai contoh jika Perusahaan Anda bergerak di bidang pengadaan barang, maka dengan fitur pada ECS yang satu ini, Anda bisa berkolaborasi dengan pihak luar seperti supplier tempat perusahaan Anda memasok, bahkan dengan pihak klien Anda.
Dengan fitur ini, pihak klien bisa lebih mudah melakukan pemesanan sesuai dengan kebutuhan. Perusahaan Anda juga bisa segera mengetahui kebutuhan setiap klien, memastikan keamanan stok, dan segera menghubungi pihak pemasok apabila stok di gudang Anda mulai menipis. Dengan fitur pada ECS ini, maka proses bisnis antar pihak akan berlangsung lebih efisien dan mengurangi potensi konflik yang bisa saja timbul akibat kurangnya komunikasi.
Bagaimana Cara Membuat Enterprise Collaboration System?
Setelah mengetahui pentingnya penerapan ECS di perusahaan Anda, dan setelah membaca apa saja fitur yang wajib ada, kini permasalahannya adalah bagaimana cara membuat sistem tersebut. Anda tentu saja butuh bekerjasama dengan vendor IT yang terpercaya dan punya reputasi baik. Salah satunya adalah Layana.ID. Kami sudah berdiri sejak 2016 dan telah banyak bisnis baik skala kecil maupun besar untuk melakukan digitalisasi. Ingin berkonsultasi terkait pengintegrasian ERP dan IOT di perusahaan manufaktur Anda? Jangan ragu untuk hubungi kami.