Ditulis oleh kristal | 
Mengelola pegawai pada sebuah perusahaan bukanlah perkara mudah, terlebih apabila di perusahaan Anda terdapat banyak pegawai, ditambah banyak cabang. Masing-masing pegawai cabang memiliki masalah yang pasti berbeda. Karena itulah perusahaan Anda perlu mengimplementasikan Human Resource Information System (HRIS), agar pengelolaan pegawai menjadi lebih mudah.
Sebagai gambaran singkat, HRIS merupakan sebuah aplikasi untuk mengatur semua urusan terkait pegawai. Semua pencatatan data pegawai, pengawasan kerja, pengaturan jadwal kerja, pengajuan cuti, dan beberapa hal lainnya bisa dilakukan pada sistem ini. Tim HR yang biasanya melakukan semua aktivitas tersebut secara manual, dengan mengimplementasikan sistem HRIS, maka akan terbantu karena banyak tahap yang menjadi otomatis, dan penyimpanan data juga berada di cloud server sehingga jauh lebih aman. Untuk menunjang kemudahan mengelola pegawai di perusahaan Anda, Layana.ID akan merekomendasikan beberapa fitur krusial yang bermanfaat bagi perusahaan Anda.
Fitur Payroll Management
Dengan fitur ini, Tim HR di perusahaan Anda bisa lebih mudah mengelola mekanisme penggajian. Tak hanya gaji pokok, melainkan perhitungan pajak, cuti, uang lembur, THR, pembuatan slip gaji online, atau perhitungan pemotongan gaji juga bisa dilakukan dengan lebih mudah. Selain mempermudah perhitungan gaji, dengan fitur pada HRIS ini, pembayaran gaji juga dilakukan secara otomatis sehingga tidak ada komplain dari pegawai terkait keterlambatan pembayaran gaji.
Fitur Time Management
Pada fitur ini meliputi absensi para pegawai. Dengan menerapkan real time GPS, maka pegawai baru bisa melakukan absensi di tempat kerja sehingga tidak ada kecurangan. Pihak perusahaan juga bisa mengetahui jam berapa para pegawai mereka datang. Apakah ada keterlambatan atau tidak. Apakah ada penambahan lembur atau tidak. Atau, apakah ada pegawai yang meminta izin bekerja dari rumah, atau cuti, atau izin. Dengan demikian, maka semua proses terkait pengaturan waktu kerja menjadi lebih mudah dilakukan dan transparan ke setiap pihak yang terlibat.
Fitur Shift Trading and Scheduling
Dengan fitur ini, pembuatan jadwal kerja bisa dilakukan lebih mudah. Fitur penjadwalan kerja ini juga otomatis terintegrasi dengan sistem payroll karena hari kerja pegawai menentukan penggajian terkait bonus kehadiran atau jam lembur.
Tak jarang ada pegawai yang meminta tukar shift setelah jadwal dibuat oleh Tim HR. Masalahnya, bertukar shift sama saja dengan mengubah hari kerja, perhitungan lembur apabila ada, keterlambatan, dan lain-lain. Apabila pergantian shift tidak terjadi dengan baik, maka bisa saja berpotensi membuat perhitungan penggajian menjadi tidak sesuai.
Karena itu, HRIS haruslah bisa mengakomodir hal tersebut. Dengan fitur ini, setiap pegawai yang ingin bertukar jadwal dengan pegawai lain bisa melakukannya dengan mudah, sehingga pihak HR juga bisa langsung mengetahuinya. Sistem juga secara otomatis mengupdate jadwal sehingga perhitungan hari kerja atau jam lembur apabila ada, menjadi lebih sinkron.
Manfaat HRIS Bagi Pegawai
Bagi pegawai, sistem ini juga bermanfaat untuk banyak hal. Seperti kemudahan cuti atau izin, karena di HRIS terdapat fitur pengajuan cuti atau izin, yang apabila diisi, maka pihak HR akan mengetahui permohonan tersebut secara langsung. Begitu mengetahui permohonan, maka tinggal disetujui atau tidak berdasarkan keputusan HR. Fitur ini juga bisa memberitahukan pegawai lain tentang jadwal cuti dan izin rekannya, sehingga koordinasi pekerjaan tetap berlangsung dengan baik.
Selain fitur cuti atau izin, HRIS juga bisa difungsikan sebagai media absensi. Pegawai yang sudah tiba di lokasi kerja tinggal mengakses fitur absensi dan datanya akan tercatat secara langsung, sehingga apakah terjadi keterlambatan atau tidak bisa diketahui tanpa manipulasi. Perhitungan jam lembur juga bisa segera diketahui. Apabila pegawai diminta lembur, maka tinggal memberi notifikasi lembur, sehingga jam kerja lemburnya akan dihitung secara real time.
Fitur yang tak kalah membantu dari sisi karyawan adalah broadcast channel. Dengan fitur tersebut, pihak perusahaan bisa memberikan informasi terkait apa saja, dan secara langsung semua pegawai bisa menerima informasi tersebut.
Bagaimana Cara Membuat HRIS untuk Perusahaan Anda?
Setelah mengetahui pentingnya HRIS dan fitur-fitur apa saja yang harus ada, kini pertanyaannya adalah bagaimana cara membuat softwarenya. Tentu saja Anda harus bekerjasama dengan perusahaan software house atau vendor IT yang berkompeten dan memiliki reputasi baik. Salah satu yang bisa Anda pertimbangkan adalah Layana.ID. Kami adalah perusahaan software house yang sudah berdiri sejak 2016 dan telah membantu banyak bisnis baik besar maupun kecil, BUMN maupun swasta, dan nasional maupun internasional, untuk melakukan digitalisasi. Kami bisa membantu Anda merealisasikan semua ide digitalisasi perusahaan Anda. Ingin berkonsultasi terkait pembuatan HRIS terlebih dahulu? Jangan ragu untuk hubungi kami.