Badan amal mungkin menghadapi kesulitan dalam melacak dan mengelola donasi yang diterima, termasuk kesulitan dalam memproses pembayaran, mengirimkan tanda terima kepada donor, dan menyusun laporan keuangan yang akurat. Keterbatasan dalam mengakses informasi tentang klien, pendonor, atau sumber daya lainnya juga dirasa kurang efektif jika dilakukan secara manual. Terlebih dalam mengelola program-program dan proyek-proyek, mereka mungkin tidak memiliki sistem untuk melacak kemajuan, anggaran, atau hasil program secara efisien. Melakukan penggalangan dana juga tidak mendapat jangkauan yang luas karena tidak menggunakan platform digital atau online untuk menjangkau pendonor potensial dan memfasilitasi proses penggalangan dana. Badan amal juga mengalami kesulitan dalam mengelola relawan mereka karena tidak memiliki sistem untuk mendaftar, melacak kehadiran, atau mengkoordinasikan kegiatan relawan dengan efisien. Apalagi di era pernah merasakan pandemi yang dimana layanan jarak jauh menjadi penting 

 

Maka dari itu solusi yang memungkinkan untuk mengatasi masalah tersebut adalah diperlukannya implementasi Aplikasi terintegrasi yang dapat melakukan akses mudah dan cepat, peningkatan efisiensi operasional, pengelolaan donasi yang lebih efisien, transparansi yang lebih besar, personalisasi layanan, pelacakan dan pelaporan yang lebih baik, fleksibel dan akses yang lebih luas. Salah satu sistem yang dapat digunakan untuk badan amal dan kesejahteraan sosial adalah Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah platform perangkat lunak terintegrasi yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis di seluruh organisasi, termasuk badan amal dan kesejahteraan sosial. 

 

Kali ini Layana akan menjelaskan aplikasi seperti apa, dan fitur-fitur yang cocok dan memadai untuk Badan Amal dan Kesejahteraan Sosial. 

 

Fitur Utama yang Diperlukan Aplikasi Badan Amal dan Kesejahteraan Sosial

 

Pendaftaran dan Profil Pengguna

Fitur ini memungkinkan klien untuk mendaftar dan membuat profil pribadi dalam aplikasi. Mereka dapat menyediakan informasi pribadi seperti nama, alamat, nomor kontak, dan informasi lain yang relevan.

Layanan dan Program

Aplikasi menyediakan informasi tentang berbagai layanan dan program yang ditawarkan oleh badan amal. Ini termasuk deskripsi program, kriteria kelayakan, jadwal layanan, dan lokasi.

Pencarian Lokasi dan Peta

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mencari lokasi kantor atau pusat layanan badan amal yang terdekat dengan mereka. Aplikasi juga dapat menampilkan peta interaktif untuk membantu pengguna menemukan lokasi tersebut dengan mudah.

Pendaftaran Program

Pengguna dapat mendaftar untuk program-program tertentu melalui aplikasi. Mereka dapat mengisi formulir pendaftaran dan menyampaikan dokumen yang diperlukan secara online.

Jadwal dan Pengingat

Aplikasi menyediakan jadwal layanan dan acara yang terkait dengan badan amal. Pengguna dapat menerima pengingat tentang janji, pertemuan, atau acara melalui notifikasi dalam aplikasi.

Pelayanan Online

Beberapa aplikasi memungkinkan pengguna untuk menerima layanan secara online, seperti konseling atau dukungan mental, melalui pesan teks, obrolan langsung, atau panggilan video.

Donasi dan Pembayaran

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat donasi atau pembayaran kepada badan amal melalui aplikasi. Mereka dapat memilih program atau inisiatif yang ingin mereka dukung dan melakukan pembayaran dengan mudah melalui platform pembayaran online.

Pelacakan Donasi

Pengguna dapat melacak riwayat donasi mereka dan menerima tanda terima atau konfirmasi pembayaran melalui aplikasi. Mereka juga dapat melihat bagaimana donasi mereka digunakan oleh badan amal.

Komunikasi dengan Donatur dan Relawan

Aplikasi memungkinkan badan amal untuk berkomunikasi dengan donor dan relawan mereka melalui pesan teks, obrolan grup, atau pemberitahuan dalam aplikasi. Mereka dapat mengirimkan informasi tentang program, permintaan dukungan tambahan, atau ucapan terima kasih kepada mereka.

Laporan dan Evaluasi

Badan amal dapat menyediakan laporan dan evaluasi tentang dampak program kepada pengguna melalui aplikasi. Ini mencakup informasi tentang pencapaian, statistik, cerita kesuksesan, dan permintaan umpan balik dari klien.

Keamanan dan Privasi

Aplikasi menjaga keamanan dan privasi data pengguna dengan mengimplementasikan langkah-langkah keamanan yang ketat, seperti enkripsi data, autentikasi dua faktor, dan kebijakan privasi yang ketat.

Integrasi Media Sosial

Beberapa aplikasi dapat terintegrasi dengan platform media sosial sehingga pengguna dapat berbagi informasi tentang program atau kegiatan badan amal dengan mudah kepada teman-teman mereka.

Laporan Darurat dan Dukungan Krisis

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk melaporkan keadaan darurat atau meminta dukungan dalam situasi krisis melalui aplikasi. Badan amal dapat merespons dengan cepat untuk memberikan bantuan yang diperlukan.

Feedback dan Survei

Aplikasi memungkinkan badan amal untuk mengumpulkan feedback dari pengguna tentang layanan mereka dan melakukan survei kepuasan pengguna. Ini membantu dalam meningkatkan kualitas layanan dan memenuhi kebutuhan pengguna dengan lebih baik.

Manajemen Donasi dan Dana

Pengelolaan Donasi: Memungkinkan organisasi untuk melacak dan mengelola donasi dari berbagai sumber, baik itu individu, perusahaan, atau pemerintah.

Pengelolaan Dana: Mencatat dan melacak penggunaan dana secara terperinci, termasuk pengeluaran untuk program-program kesejahteraan sosial, biaya administrasi, dan lain-lain.

Manajemen Program dan Proyek

Pencatatan Program: Memungkinkan organisasi untuk mencatat dan melacak berbagai program kesejahteraan sosial yang dijalankan, termasuk tujuan, anggaran, dan jadwal kegiatan.

Pengelolaan Proyek: Memfasilitasi perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek-proyek yang dilakukan oleh organisasi, termasuk alokasi sumber daya dan evaluasi kinerja.

Manajemen Donatur dan Penerima Manfaat

Pendataan Donatur: Mengelola basis data donatur dengan informasi pribadi, riwayat donasi, preferensi, dan lain-lain.

Pencatatan Penerima Manfaat: Mencatat dan melacak data individu atau kelompok yang menerima manfaat dari program-program kesejahteraan sosial, serta riwayat bantuan yang diberikan kepada mereka.

Pelaporan dan Analisis

Pelaporan Keuangan: Menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan terperinci, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

Analisis Kinerja Program: Memberikan alat untuk menganalisis efektivitas dan dampak program-program kesejahteraan sosial, serta membuat keputusan berdasarkan data yang diperoleh.

Manajemen Inventaris

Pengelolaan Stok Barang: Melacak persediaan barang yang dimiliki organisasi, termasuk bahan makanan, pakaian, perlengkapan medis, dan lain-lain.

Pemantauan Persediaan: Memantau pemakaian dan pergerakan barang secara real-time untuk memastikan ketersediaan barang yang memadai untuk program-program kesejahteraan sosial.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Pencatatan Pegawai dan Relawan: Mengelola informasi pegawai dan relawan, termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, jadwal kerja, dan lain-lain.

Manajemen Gaji dan Tunjangan: Mengotomatisasi proses penggajian dan pengelolaan tunjangan pegawai sesuai dengan kebijakan organisasi.

Komunikasi dan Hubungan Publik

Manajemen Kontak: Mengelola kontak dengan donatur, relawan, mitra, dan penerima manfaat melalui fitur-fitur seperti pengiriman email, surat, atau panggilan telepon.

Pencatatan Interaksi: Mencatat dan melacak interaksi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam kegiatan organisasi untuk memperkuat hubungan dan komunikasi.

Keamanan dan Kepatuhan

Akses Pengguna Terkontrol: Mengatur akses pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab masing-masing pengguna untuk melindungi data sensitif.

Kepatuhan Hukum: Memastikan organisasi mematuhi peraturan dan kebijakan hukum yang berlaku terkait dengan pengelolaan data donatur, keuangan, dan operasional.

Integrasi dengan Sistem Eksternal

Integrasi dengan Platform Pembayaran: Mengintegrasikan sistem ERP dengan platform pembayaran online untuk mempermudah penerimaan donasi dan pembayaran.

Integrasi dengan Sistem Pelaporan Pemerintah: Memungkinkan pelaporan otomatis kepada lembaga pemerintah atau badan pengawas terkait.

 

Dengan fitur-fitur tersebut, sistem ERP untuk badan amal dan kesejahteraan sosial dapat membantu organisasi dalam mengelola sumber daya, program, dan hubungan dengan berbagai pihak secara lebih efisien dan efektif, sehingga memungkinkan mereka untuk memberikan dampak yang lebih besar dalam membantu mereka yang membutuhkan.

 

Layanan Tambahan Aplikasi Badan Amal dan Kesejahteraan Sosial

 

Sistem Pengenalan Suara untuk Aksesibilitas

Aksesibilitas untuk Difabel: Fitur ini memungkinkan penerima manfaat dengan disabilitas untuk berinteraksi dengan aplikasi melalui pengenalan suara. Ini meningkatkan aksesibilitas dan inklusi bagi mereka yang mungkin memiliki kesulitan dalam menggunakan antarmuka tradisional.

 

Analisis Risiko Kemiskinan

Pemodelan Prediktif: Fitur ini menggunakan analisis data untuk memprediksi risiko kemiskinan pada penerima manfaat berdasarkan berbagai faktor seperti pendapatan, pendidikan, dan status pekerjaan. Hal ini membantu dalam menyusun program intervensi yang lebih efektif.

 

Sistem Manajemen Relawan Berbasis Blockchain

Transparansi dan Keamanan: Dengan menggunakan teknologi blockchain, fitur ini menyediakan sistem manajemen relawan yang lebih transparan dan aman. Setiap kegiatan relawan, seperti partisipasi dalam program atau pengumpulan donasi, dapat dicatat secara terdesentralisasi dan tidak dapat diubah.

 

Platform Pemantauan Kesehatan

Pemantauan Kesehatan Penerima Manfaat: Fitur ini memungkinkan badan amal untuk memantau kesehatan penerima manfaat secara real-time. Misalnya, data medis dan informasi tentang pengobatan atau perawatan kesehatan dapat diakses dan diperbaharui secara berkala.

 

Sistem Peringatan Dini Bencana

Pemantauan Bencana Alam: Fitur ini memungkinkan badan amal untuk memantau dan merespons bencana alam secara cepat dan efektif. Dengan menggunakan data geospasial dan sensor, sistem dapat memberikan peringatan dini kepada komunitas yang terdampak dan mengkoordinasikan upaya penyelamatan dan pemulihan.

 

Marketplace Donasi Pintar

Kurasi Program Donasi: Fitur ini menggabungkan konsep marketplace dengan donasi, memungkinkan pengguna untuk memilih dan berpartisipasi dalam program-program donasi yang sesuai dengan minat dan nilai mereka. Badan amal dapat menyediakan berbagai opsi donasi, termasuk donasi berbasis proyek atau kebutuhan spesifik.

 

Platform Pelacakan Penggunaan Dana Berbasis Smart Contract

Transparansi Penggunaan Dana: Fitur ini menggunakan teknologi smart contract untuk memantau dan mengelola penggunaan dana secara otomatis sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Setiap transaksi dana dapat dipantau secara transparan dan diverifikasi secara otomatis.

 

Penggunaan Teknologi Satelit untuk Pemetaan Kebutuhan

Pemantauan dan Pemetaan Kebutuhan: Fitur ini memanfaatkan teknologi satelit untuk memetakan daerah-daerah yang membutuhkan bantuan kesejahteraan sosial secara akurat. Hal ini memungkinkan badan amal untuk mengidentifikasi dan merespons kebutuhan masyarakat yang terpencil atau sulit dijangkau.

 

Sistem Pelacakan dan Penyaluran Bantuan Berbasis Internet of Things (IoT)

Optimalisasi Distribusi Bantuan: Fitur ini menggunakan sensor IoT untuk melacak dan mengoptimalkan distribusi bantuan seperti makanan, air bersih, atau barang-barang lain kepada komunitas yang membutuhkan. Hal ini membantu mengurangi pemborosan dan memastikan bahwa bantuan mencapai yang tepat pada waktunya.

Berapa Anggaran Pembuatan Aplikasi untuk Badan Amal dan Kesejahteraan Sosial?

Apabila Anda merasa sudah butuh membuat aplikasi, sekarang pertanyaan berikutnya adalah berapa Anggaran pembuatan aplikasi? Sebenarnya ada banyak faktor yang membuat harga pembuatan aplikasi menjadi beragam. Namun umumnya, apabila Anda bekerjasama dengan sebuah software house atau vendor IT, maka ada beberapa hal yang bisa dijadikan perhitungan, yakni terkait gaji dari orang-orang yang terlibat.

Secara umum, pembuatan aplikasi memerlukan satu tim yang terdiri dari project manager, UI/UX designer, backend programmer, mobile programmer, dan juga qa tester. Pengerjaan project biasanya memakan waktu empat sampai maksimal enam bulan. Itu dengan asumsi tidak ada penambahan fitur di tengah-tengah proses pengerjaan sehingga memperpanjang waktu pengerjaan.

Setelah mengetahui hal tersebut, maka perhitungan biayanya adalah gaji dari semua orang yang terlibat, dikalikan waktu pengerjaan. Mari asumsikan pukul rata semua orang yang terlibat dalam pengerjaan aplikasi itu enam juta rupiah per bulan. Berarti perhitungannya adalah enam juta rupiah dikali lima (jumlah orang yang terlibat), yaitu tiga puluh juta rupiah, setelahnya dikalikan empat (lama waktu pengerjaan empat bulan), dan bisa diketahui nominalnya adalah seratus dua puluh juta rupiah.

Meski demikian, itu masih belum termasuk biaya server, biaya third party, biaya tools, dan juga management fee. Karena itulah, wajarnya biaya pembuatan aplikasi adalah sekitar dua ratus juta sampai tiga ratus jutaan. Itu dengan estimasi pengerjaan lancar tanpa ada penambahan fitur dadakan di tengah jalan.

 

Bagaimana Cara Membuat Aplikasi untuk Badan Amal dan Kesejahteraan Sosial?

Setelah mengetahui potensi dan manfaat dari aplikasi ini. Pertanyaannya, bagaimana cara membuat aplikasi tersebut? Untuk membuat sistem tersebut, Anda perlu bekerjasama dengan vendor IT yang kompeten, salah satunya adalah Layana.ID. 

Kami, Layana.ID adalah software house yang sudah berdiri sejak 2016 dan telah membantu bisnis baik skala kecil maupun besar melakukan digitalisasi. Ingin berkonsultasi terkait pembuatan Aplikasi untuk Badan Amal dan Kesejahteraan Sosial terlebih dahulu? segera hubungi kami.